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AI活用が当たり前になりつつある今、管理部の仕事はどこまでAIに任せるべきなのでしょうか。KMS管理部では、効率化や自動化を目的にAIを導入するのではなく、業務を分解し、人とAIが協調できる関係性を模索してきました。

本記事では、AI導入を検討する中で得られた気づきや、管理部として大切にしている考え方を紹介します。

AI活用が広がる中で、「管理部の仕事はどこまでAIに任せるべきなのか」という問いが、多くの企業で浮かび上がっています。

定型業務が多いバックオフィスは、 AIと相性が良い領域だと言われがちです。
一方で、すべてを自動化することに不安を感じる声があるのも事実。
KMSの管理部が選んだのは、AIに任せきることでも、人だけで抱え込むことでもない、“協調”という考え方でした。

業務を分解して見えた、人とAIの協調

日々の業務では、申請対応や数字の確認など、正確性が求められる作業が多く、複数のプロジェクトが同時に進行する中で、確認にかかる負荷が増える場面もありました。
こうした業務は一見するとAIに任せやすいように思われがちですが、実際には判断や責任が伴う工程も多く、単純に置き換えられるものではありません。
そこで「AIに任せるかどうか」ではなく「どの工程でAIを活用できるのか」という視点で業務を見直した結果、書類の形式チェックや情報の整理・分類といった、ルールが明確で判断を伴わない確認作業が、AIの力を発揮できる領域であることが見えてきました。

最終的な判断と責任は人が担い、AIにはその前段階の一次チェックを任せる。この役割分担こそが、管理部の業務特性に合った、無理のないAI活用だと考えています。

小さく試したAI活用がもたらした変化 ー 処理から設計へ

実際に管理部では、申請書類の形式確認に限定して、AIを試験的に活用を検討した時期があります。
対象は、記載漏れやフォーマットの不備など、基準が明確なポイントのみ。
AIが一次チェックを行い、その後を人が確認するというシンプルな運用での検討。

これにより管理部の業務が劇的に変わるわけではありません。
しかし、確かな変化の着想はありました。
確認作業にかかる時間が減ることで、「作業としてのチェック」から解放されるイメージが明確になり、これまで後回しになっていた業務フローの見直しに目を向けられるようになったのです。

「そもそも、この申請はなぜ分かりにくいのか」
「このルールは、今のKMSに合っているのか」
AI活用を想定して考えたことで、視点は自然と処理から設計へと移っていきました。

AIと協調することで変わる、時間の使い方

AI導入の検討にあたり、経営に関わる数字や機密性の高い情報について誰が責任を持つのか、どこまで情報を扱わせてよいのか。
管理部として、慎重にならざるを得ない領域です。
AIを使わない、という選択もまた、「協調」を考えた結果のひとつだと捉えています。

AIと役割を分けることで、時間の使い方の意識は少しずつ変わってきました。定常業務に追われる状態から、「どうすればもっと現場が動きやすくなるか」を考える時間へ。
社内ルールや業務フローを整え、 クリエイティブな現場が本来の仕事に集中できる環境をつくることこそ、管理部が本来果たしたかった役割です。

AIは仕事を奪う存在でも、万能な解決策でもありません。
人とAIが、それぞれ得意な領域を担い合うことで、 バックオフィスは「処理する場所」から、「会社を支える仕組みを考える場所」へと変わっていきます。

KMS管理部が目指すのは、AIと競うことでも、依存することでもない。
協調しながら、会社全体を支え続けるバックオフィスのあり方です。